Como uma empresa de eletricidade com 15 colaboradores e múltiplas obras em simultâneo deixou de perder tempo e dinheiro e passou a gerir toda a operação num único sistema.
A HorizontePolar Eletricidade Lda é uma empresa portuguesa especializada no setor da eletricidade e telecomunicações, sediada em Vila das Aves. Com mais de 15 anos de história, construiu a sua reputação com base na relação de confiança com os seus principais clientes — e é esse crescimento orgânico que continua a impulsionar a empresa.
Com uma equipa de 15 colaboradores e múltiplas obras a decorrer em simultâneo, chegou a um ponto em que o volume de trabalho já não era compatível com a forma como geriam a operação internamente.
Quando os processos não escalam com a empresa, o custo paga-se todos os dias.
Os colaboradores preenchiam folhas de papel no fim do dia. Muitas chegavam ilegíveis, com erros ou simplesmente não chegavam. Fechar o mês de salários tornava-se uma investigação.
Bernardo só conseguia saber o custo real de uma obra depois de a fechar — demasiado tarde para corrigir desvios. Algumas obras terminavam abaixo do esperado sem que ninguém soubesse porquê.
Pedidos, avisos e instruções chegavam por mensagem. Nada ficava registado formalmente. Era impossível saber quem pediu o quê, quando, ou se foi tratado.
Plantas, orçamentos e certificados existiam em computadores pessoais, pen drives e emails. Encontrar um documento de uma obra de há seis meses era uma missão de horas.
"Havia semanas em que passava mais tempo a tentar perceber o que estava a acontecer nas obras do que a resolver os problemas. Sabia que algo tinha de mudar, mas não sabia o que era possível fazer."
A MaisEmpresa começou por ouvir. Duas semanas a perceber como a HorizontePolar trabalhava — não para mudar os seus processos, mas para os digitalizar. O objetivo era claro: substituir o papel, o Excel e o WhatsApp por um único sistema que todos conseguissem usar.
Em oito semanas, a plataforma estava operacional. Os colaboradores passaram a registar as horas diretamente no telemóvel. Bernardo passou a aprovar timesheets com um clique. E pela primeira vez, conseguia ver em tempo real quanto custava cada obra.
Os colaboradores registam as horas diretamente no telemóvel. Bernardo aprova ou rejeita com um clique. O processo que levava horas passou a levar minutos.
Pela primeira vez, consegue ver o custo acumulado de cada obra a qualquer momento. Se uma obra está a desviar do orçamento, sabe antes de ser tarde demais.
Todos os pedidos e instruções ficam registados. Acabou o "eu não recebi essa mensagem". Qualquer colaborador consegue ver o histórico completo de cada assunto.
Um técnico em campo consegue aceder às plantas da obra no telemóvel. Não precisa de ligar ao escritório nem esperar que alguém envie o ficheiro por email.
"Finalmente um sistema que se adapta à nossa forma de trabalhar. Não tivemos que mudar processos que já funcionavam bem. Deixámos o papel de registo de horas e a equipa adotou o sistema sem problemas."
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