Como uma oficina multimarca com 5 colaboradores eliminou a confusão nas ordens de serviço, perdeu menos peças e começou a fidelizar clientes — tudo com um sistema feito à medida.
A TN Auto é uma oficina multimarca sediada em Castelões, Vila Nova de Famalicão, fundada por Tiago e Nuno com o objetivo de criar uma referência local em manutenção e reparação automóvel. Reconhecida na região pela qualidade do trabalho e pela relação próxima com os clientes, acumulou ao longo dos anos uma carteira fiel de mais de 800 viaturas em manutenção regular.
Com uma equipa de 5 pessoas — mecânicos, uma rececionista e os próprios gerentes — a oficina cresceu de forma consistente. Mas os processos internos ficaram para trás: ordens de serviço em papel, histórico de viaturas espalhado por pastas, e um agendamento que dependia da memória de quem atendia o telefone.
Quando a reputação cresce mas os processos ficam parados no tempo, a carga cai sempre sobre as mesmas pessoas.
Cada entrada de viatura gerava uma ficha manuscrita. Fichas perdidas, ilegíveis ou trocadas entre viaturas eram problema frequente. A rececionista passava horas a procurar informação que devia estar à mão.
Quando um cliente regressava, ninguém sabia ao certo o que tinha sido feito na última visita. Descobrir o histórico de intervenções numa viatura dependia de procurar em pastas físicas — quando existiam.
Os pedidos de marcação chegavam por telefone, WhatsApp e presencialmente. Tudo ficava numa caderneta. Esquecimentos, marcações duplas e tempos de espera descontrolados eram rotina.
Quem devia dinheiro estava registado em apontamentos, cadernetas ou simplesmente de memória. Não havia forma de saber rapidamente o total em dívida, há quanto tempo estava em aberto ou a quem já tinham cobrado.
"Chegava ao fim do dia sem saber ao certo quantas viaturas tinham entrado, quantas estavam prontas e quais estavam à espera de peças. Tudo na nossa cabeça. Com 5 pessoas e 20 carros por dia, isso deixou de ser sustentável."
A MaisEmpresa começou por passar dois dias na TN Auto a observar o fluxo real de trabalho — desde a receção da viatura até à entrega ao cliente. O objetivo não era impor um sistema genérico: era digitalizar exatamente o que já funcionava e eliminar o que estava a criar atrito.
Em duas semanas, o CRM de gestão de oficina estava ativo. Na primeira semana, a rececionista e os mecânicos já usavam o sistema no dia a dia. Na segunda, Tiago e Nuno tinham pela primeira vez uma vista completa da oficina — em tempo real, no telemóvel ou no computador.
Cada viatura que entra tem uma ordem de serviço aberta em segundos — com o histórico anterior visível imediatamente. Nenhuma ficha perdida desde o primeiro dia.
Tiago e Nuno conseguem ver, de qualquer lugar, quais as viaturas em reparação, quais estão prontas e quais estão à espera de peças. Deixaram de depender de telefonemas para saber o estado da oficina.
Os lembretes automáticos de revisão trouxeram de volta clientes que não apareciam há mais de um ano. No primeiro mês, 12 clientes reagendaram após receberem um lembrete — sem qualquer esforço da equipa.
As notificações automáticas ao cliente reduziram as chamadas de "o carro já está pronto?" a quase zero. A rececionista recuperou mais de uma hora por dia para se focar em receção e orçamentos.
"Agora abro o sistema de manhã e já sei o que está a acontecer antes de pôr o pé na oficina. Os mecânicos veem as tarefas no telemóvel. Os clientes recebem mensagem quando o carro está pronto. Parece simples, mas mudou tudo."
Se ainda usa papel, caderneta ou WhatsApp para gerir as entradas de viaturas, orçamentos e agendamentos, pode começar hoje mesmo. Registe-se, escolha o plano que se adapta à sua oficina e comece a usar — sem precisar de falar com ninguém.
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